Prime Cost = Wareneinsatz + Personalkosten, gemessen als Anteil am Nettoumsatz. Gesund sind 55–60%. Zwischen 60% und 65% wird es eng, ab 65% kritisch — dann bleibt nach Miete und Fixkosten kaum noch Gewinn. Die Prime Cost ist die wichtigste Steuerungskennzahl der Gastronomie, weil sie die beiden größten Kostenblöcke zusammen betrachtet statt isoliert.
Trotzdem taucht sie in kaum einer BWA und in kaum einem Reporting auf. Über die Personalkostenquote reden alle. Über den Wareneinsatz auch. Über die Summe der beiden: fast niemand. Dieser Artikel zeigt dir, warum genau diese Summe deine wichtigste Zahl ist — und wie du sie berechnest, einordnest und senkst.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist die Prime Cost?
- So berechnest du die Prime Cost
- Warum die Prime Cost besser steuert als PK-Quote oder Wareneinsatz allein
- Benchmarks nach Konzepttyp
- 4 Hebel zur Senkung der Prime Cost
- FAQ
- Deine nächsten Schritte
Was ist die Prime Cost?
Die Prime Cost ist die Summe aus Wareneinsatz und Personalkosten, geteilt durch den Nettoumsatz. Sie fasst die beiden größten Kostenblöcke eines Gastronomie-Betriebs in einer einzigen Zahl zusammen.
Warum genau diese beiden? Weil sie zusammen typischerweise 55 bis 65% deines Umsatzes fressen — und weil sie die einzigen großen Kostenblöcke sind, die du kurzfristig steuern kannst. Die Miete steht im Vertrag. Die Versicherung auch. Aber wie viele Stunden nächste Woche auf dem Dienstplan stehen und was deine Gerichte im Einkauf kosten, entscheidest du. Jede Woche neu.
In den USA ist die Prime Cost seit Jahrzehnten die Standard-Steuerungsgröße der Restaurantbranche. In Deutschland führt sie ein Schattendasein. Die meisten Betriebe steuern über die Personalkostenquote und die Wareneinsatzquote — getrennt voneinander, oft sogar von verschiedenen Personen in verschiedenen Systemen. Genau da liegt das Problem.
So berechnest du die Prime Cost
Die Formel:
Prime Cost = (Wareneinsatz + Gesamtpersonalkosten) / Nettoumsatz x 100
Drei Dinge musst du dabei richtig machen:
1. Wareneinsatz heißt Verbrauch, nicht Einkauf. Wareneinsatz = Anfangsbestand + Zukäufe − Endbestand. Wer einfach die Lieferantenrechnungen des Monats summiert, misst Einkaufsverhalten, nicht Verbrauch. Ein großer Vorratseinkauf am Monatsende verzerrt sonst die ganze Zahl.
2. Personalkosten heißt alle Personalkosten. Nicht nur Bruttolöhne, sondern auch Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft, Zuschläge, Lohnfortzahlung, Urlaubs- und Weihnachtsgeld. Die tatsächlichen Personalkosten liegen typischerweise 25–32% über der reinen Bruttolohnsumme. Wie du das korrekt rechnest, steht im Detail in unserem Artikel zur Personalkostenquote — oder du nutzt direkt den PK-Rechner.
3. Nettoumsatz, nicht Bruttoumsatz. Die Umsatzsteuer gehört dir nicht. Wer mit Bruttoumsatz rechnet, rechnet sich die Quote künstlich schön.
Rechenbeispiel
Ein Full-Service-Restaurant mit 2,4 Mio. Euro Nettoumsatz im Jahr:
| Position | Betrag | Quote |
|---|---|---|
| Wareneinsatz | 696.000 € | 29,0% |
| Gesamtpersonalkosten | 744.000 € | 31,0% |
| Prime Cost | 1.440.000 € | 60,0% |
60% — genau an der Grenze zwischen gesund und Grenzbereich. Ein einziger Prozentpunkt Prime Cost entspricht bei diesem Betrieb 24.000 Euro Ergebnis pro Jahr. Wer von 62% auf 58% kommt, hat 96.000 Euro mehr Gewinn. Ohne einen Euro Mehrumsatz.
Die Bewertungsskala
| Prime Cost | Bewertung |
|---|---|
| Unter 55% | Sehr gut — starke Profitabilität |
| 55–60% | Gesund — solider Betrieb |
| 60–65% | Grenzbereich — Optimierung nötig |
| Über 65% | Kritisch — Gewinnmarge unter Druck |
Die 65%-Grenze ergibt sich aus der Gegenprobe: Von 100% Umsatz gehen 65% für Ware und Personal weg. Bleiben 35% für Miete (typisch 8–12%), Energie, Versicherungen, Marketing, Instandhaltung, GEMA, Abschreibungen, Zinsen. Und deinen Gewinn. Bei 65% Prime Cost bleiben nach allen Fixkosten oft nur noch 2–5% Ergebnis. Ein schwacher Monat, eine kaputte Kühlung, eine Mindestlohnerhöhung — und du bist in den roten Zahlen.
Warum die Prime Cost besser steuert als PK-Quote oder Wareneinsatz allein
Personalkosten und Wareneinsatz sind kommunizierende Röhren. Wer nur eine der beiden anschaut, sieht die Hälfte des Bildes — und trifft falsche Entscheidungen.
Beispiel 1: Die gute PK-Quote, die keine ist
Ein Restaurant mit 31% Personalkostenquote. Klingt solide für Full Service. Aber der Wareneinsatz liegt bei 34%, weil viel Convenience eingekauft wird — vorgefertigte Saucen, geschnittenes Gemüse, fertige Desserts. Prime Cost: 65%. Kritisch.
Der Betrieb hat Personalkosten in Wareneinsatz umgewandelt. Weniger Küchenstunden, teurerer Einkauf. Wer nur auf die PK-Quote schaut, feiert eine Optimierung, die keine ist.
Beispiel 2: Der niedrige Wareneinsatz, der teuer erkauft ist
Der umgekehrte Fall: Alles hausgemacht — Pasta, Saucen, Brot, Desserts. Wareneinsatz: starke 24%. Aber die Produktion braucht zwei zusätzliche Vollzeitkräfte in der Küche, die PK-Quote liegt bei 38%. Prime Cost: 62%. Grenzbereich.
Auch hier gilt: Keine der beiden Einzelquoten erzählt die Wahrheit. Erst die Summe zeigt, ob das Gesamtsystem wirtschaftlich arbeitet.
Die eigentliche Stärke: Make-or-Buy wird messbar
Fast jede operative Entscheidung in der Gastronomie verschiebt Kosten zwischen den beiden Blöcken:
- Hausgemacht vs. Convenience → Personal vs. Ware
- Frühere Schließzeit der Küche vs. kleinere Abendkarte → Personal vs. Umsatz vs. Ware
- Mise en place zentralisieren (bei mehreren Standorten) → Personal runter, Logistikkosten rauf
Mit zwei getrennten Quoten kannst du diese Entscheidungen nicht bewerten — jede Quote zeigt nur ihre Seite der Verschiebung. Die Prime Cost zeigt den Nettoeffekt. Deshalb ist sie die Kennzahl, mit der du strukturelle Entscheidungen triffst, nicht nur operative.
Benchmarks nach Konzepttyp
Vorab: Für die Prime Cost gibt es in Deutschland keine offiziellen Verbandsstatistiken wie bei der PK-Quote. Die folgenden Bandbreiten sind Erfahrungswerte aus 10 eigenen Betrieben — Mama Trattoria in Hamburg, das Gastronomie-Konzept der Kiosa-Gründerfamilie — ergänzt um den Austausch mit befreundeten Betrieben verschiedener Konzepttypen. Sie sind Orientierung, kein Gesetz.
| Konzepttyp | Prime Cost Bandbreite | Anmerkung |
|---|---|---|
| Systemgastronomie / Quick Service | 50–56% | Standardisierte Prozesse, geringe Servicetiefe |
| Casual Dining | 55–61% | Der breite Mittelbau |
| Full Service Restaurant | 57–63% | Mehr Service, mehr Küchenhandwerk |
| Fine Dining | 60–68% | Hohe Warenqualität + hohe Personaldichte |
| Bar / getränkelastig | 45–55% | Getränkemargen drücken die Quote |
Zwei Lesehinweise:
Erstens: Die Verteilung innerhalb der Prime Cost unterscheidet sich stark. Eine Trattoria mit hausgemachter Pasta liegt eher bei 26% Ware / 33% Personal. Ein Steakhouse eher bei 34% Ware / 26% Personal. Beide können bei 59–60% Prime Cost landen — und beide sind gesund. Die Summe zählt.
Zweitens: Niedriger ist nicht automatisch besser. Eine Prime Cost von 48% im Full-Service-Restaurant bedeutet fast immer: zu wenig Personal auf der Fläche oder zu billiger Einkauf. Beides rächt sich in Bewertungen, Stammgast-Verlust und Fluktuation. Die Prime Cost muss im Korridor liegen, nicht am Boden.
4 Hebel zur Senkung der Prime Cost
1. Umsatzbasierte Dienstplanung
Der größte Einzelhebel auf der Personalseite. Statt fester Wochenpläne orientiert sich die geplante Stundenzahl am erwarteten Tagesumsatz: Am Dienstag mit 4.000 Euro Prognose stehen weniger Stunden im Plan als am Samstag mit 12.000 Euro.
Das klingt banal, wird aber in den meisten Betrieben nicht gemacht — weil die Umsatzprognose fehlt oder die Dienstplanung vom Umsatz-Reporting getrennt läuft. Wer beides zusammenbringt, holt erfahrungsgemäß 1–3 Prozentpunkte PK-Quote raus, ohne eine einzige Stelle zu streichen.
2. Rezepturen und Portionskontrolle
Der größte Einzelhebel auf der Warenseite. Drei Fragen, die du beantworten können musst: Was kostet jedes Gericht auf der Karte im Wareneinsatz — mit aktuellen Einkaufspreisen? Werden die Rezepturen in der Küche eingehalten? Und wo entsteht Schwund?
Die meisten Betriebe haben Rezepturen, die vor zwei Jahren kalkuliert wurden. Seitdem sind die Einkaufspreise gestiegen, die Verkaufspreise oft auch — aber niemand weiß, ob die Relation noch stimmt. Eine Rezeptur-Inventur pro Quartal deckt regelmäßig 2–3 Gerichte auf, die still zur Marge-Falle geworden sind.
3. Menu-Mix aktiv steuern
Die Prime Cost ist ein gewichteter Durchschnitt: Jedes verkaufte Gericht zieht sie mit seinem eigenen Wareneinsatz nach oben oder unten. Das heißt: Du kannst die Quote senken, ohne einen einzigen Preis oder eine einzige Schicht zu ändern — indem du den Verkaufsmix verschiebst.
Gerichte mit hohem Deckungsbeitrag prominenter platzieren, aktiv empfehlen lassen, in Menü-Formate einbauen. Gerichte, die Marge kosten und selten bestellt werden, von der Karte nehmen. Wie das systematisch geht, zeigt unser Artikel zum Menu Engineering.
4. Wöchentlich messen statt monatlich erfahren
Der unspektakulärste Hebel — und der mit dem größten Langzeiteffekt. Wer die Prime Cost erst mit der BWA sieht, kennt sie mit 4 bis 8 Wochen Verzögerung. In der Zeit ist ein kompletter Planungszyklus gelaufen, in dem niemand gegensteuern konnte.
Wöchentlich heißt: Umsatz aus der Kasse, Stunden aus der Personalplanung, Wareneingänge aus den Lieferantenrechnungen — jede Woche zu einer Zahl pro Standort zusammengeführt. Das geht mit Disziplin auch in Excel. Ab drei, vier Standorten geht es realistisch nur noch automatisiert, weil die Daten in getrennten Systemen liegen und das manuelle Zusammensuchen jeden Morgen Zeit frisst, die keiner hat.
FAQ
Was ist eine gute Prime Cost in der Gastronomie?
55–60% vom Nettoumsatz gilt als gesund, unter 55% ist sehr gut. Zwischen 60% und 65% besteht Handlungsbedarf, über 65% ist die Gewinnmarge ernsthaft in Gefahr. Die Bandbreite verschiebt sich mit dem Konzepttyp: Systemgastronomie arbeitet eher bei 50–56%, Fine Dining verträgt auch 60–68% — wenn die Preise entsprechend kalkuliert sind.
Was zählt alles in die Prime Cost hinein?
Auf der Warenseite: der komplette Waren-Verbrauch für Speisen und Getränke (Anfangsbestand + Zukäufe − Endbestand), inklusive Schwund und Personalverpflegung. Auf der Personalseite: alle Personalkosten — Bruttolöhne, Arbeitgeberanteile, Berufsgenossenschaft, Zuschläge, Lohnfortzahlung, Sonderzahlungen. Bei inhabergeführten Betrieben gehört ein kalkulatorischer Unternehmerlohn dazu, sonst vergleichst du dich mit Benchmarks, die du nur auf dem Papier erreichst.
Wie oft sollte ich die Prime Cost berechnen?
Wöchentlich pro Standort. Monatlich reicht nicht, weil zwischen Abweichung und Korrektur sonst ein kompletter Planungszyklus vergeht. Täglich ist für die Prime Cost meist zu granular — der Wareneinsatz schwankt tageweise zu stark durch Liefertermine. Der Wochenrhythmus glättet das und ist trotzdem schnell genug zum Gegensteuern.
Was ist der Unterschied zwischen Prime Cost und Deckungsbeitrag?
Der Deckungsbeitrag ist eine Kennzahl pro Gericht (Verkaufspreis netto minus Wareneinsatz), die Prime Cost eine Kennzahl für den ganzen Betrieb (Ware plus Personal im Verhältnis zum Umsatz). Beide gehören zusammen: Der Deckungsbeitrag steuert deine Karte und Kalkulation, die Prime Cost steuert deinen Betrieb. Wer den Menu-Mix Richtung deckungsbeitragsstarker Gerichte verschiebt, senkt automatisch die Prime Cost.
Meine Prime Cost liegt über 65% — wo fange ich an?
Zuerst die Diagnose: Liegt das Problem auf der Waren- oder der Personalseite? Vergleiche beide Einzelquoten mit den Bandbreiten für deinen Konzepttyp. Liegt der Wareneinsatz zu hoch, starte mit der Rezeptur-Inventur und der Schwund-Analyse. Liegen die Personalkosten zu hoch, starte mit der umsatzbasierten Dienstplanung. Liegen beide am oberen Rand, prüfe zuerst die Verkaufspreise — oft ist nicht die Kostenseite das Problem, sondern eine Karte, die seit Jahren nicht nachkalkuliert wurde.
Deine nächsten Schritte
PK-Rechner — Berechne deine echte Personalkostenquote inklusive aller Nebenkosten. Sie ist die eine Hälfte deiner Prime Cost — und der häufigste Rechenfehler steckt genau hier.
Personalkostenquote in der Gastronomie — Der ausführliche Artikel zur zweiten Komponente: Berechnung, Benchmarks, 5 Hebel.
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Verwandte Begriffe
- Prime Cost — Definition, Formel und Benchmarks
- Personalkostenquote (PK-Quote) — Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz
- Wareneinsatzquote — Materialkosten im Verhältnis zum Umsatz