Ja, du musst die Arbeitszeit erfassen — und zwar doppelt. Erstens gilt seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 für alle Betriebe die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Zweitens gehört die Gastronomie zu den Branchen mit verschärfter Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz: binnen sieben Tagen aufzeichnen, zwei Jahre aufbewahren, auch für Minijobber. Verstöße kosten bis zu 50.000 Euro.
Die schlechte Nachricht zuerst: Viele Gastronomen glauben, das Thema sei noch in der Schwebe, weil das angekündigte Zeiterfassungsgesetz seit Jahren auf sich warten lässt. Das stimmt nur für die Frage, wie du erfassen musst. Dass du erfassen musst, steht längst fest — und im Gastgewerbe prüft der Zoll das heute schon. Dieser Artikel sortiert die Rechtslage, zeigt dir, was konkret in die Dokumentation gehört, und wie wir das in zehn eigenen Betrieben gelöst haben.
Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung, sondern eine Praktiker-Einordnung mit Quellenangaben, Stand Juli 2026. Bei konkreten Fragen zu deinem Betrieb gehören Fachanwalt für Arbeitsrecht oder Steuerberater an den Tisch.
Inhaltsverzeichnis
- Die zwei Rechtsgrundlagen: BAG-Beschluss und Mindestlohngesetz
- Was konkret dokumentiert werden muss
- Papier, Excel oder App — was heute genügt und wo es bricht
- Was sich 2026 ändern soll
- Zollkontrolle: Was die FKS prüft
- So haben wir es bei 10 Standorten gelöst
- FAQ
- Deine nächsten Schritte
Die zwei Rechtsgrundlagen: BAG-Beschluss und Mindestlohngesetz
Die Verwirrung beim Thema Zeiterfassung entsteht, weil zwei völlig verschiedene Pflichten nebeneinander gelten. Wer sie auseinanderhält, versteht sofort, was für seinen Betrieb gilt.
Pflicht 1: Der BAG-Beschluss — gilt für jeden Betrieb
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (Beschluss 1 ABR 22/21): Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer erfasst wird. Ohne Ausnahme für kleine Betriebe, ohne Übergangsfrist. Die Pflicht gilt seit dem Tag der Entscheidung.
Zwei Dinge sind dabei wichtig. Das System muss die Arbeitszeit objektiv und verlässlich erfassen, aber es muss nach aktueller Rechtslage nicht elektronisch sein — Papier genügt formal (BMAS-FAQ zur Arbeitszeiterfassung). Und: Ein Verstoß gegen § 3 ArbSchG ist nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Erst wenn die Arbeitsschutzbehörde eine konkrete Anordnung erlässt und du sie ignorierst, wird es teuer (Einordnung bei Hensche).
Wer daraus ableitet, das Thema könne warten, übersieht die zweite Pflicht. Und die hat Zähne.
Pflicht 2: § 17 MiLoG — die Gastro-Sonderpflicht mit Bußgeld
Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe steht auf der Branchenliste des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Damit gilt für jeden Gastronomiebetrieb § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Die Pflicht gilt ausdrücklich auch für geringfügig Beschäftigte — gerade die Minijobber, bei denen die Zettelwirtschaft am größten ist (Zoll: Aufzeichnungspflichten).
Hier gibt es kein Anordnungs-Vorspiel. Wer die Aufzeichnung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht zwei Jahre aufbewahrt, begeht eine Ordnungswidrigkeit — mit Geldbuße bis zu 50.000 Euro (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG). Stellt der Zoll bei der Gelegenheit fest, dass der Mindestlohn nicht gezahlt wurde, reicht der Rahmen bis 500.000 Euro.
Eine Entlastung existiert: Die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung nimmt Arbeitnehmer mit verstetigtem Monatsentgelt über 4.461 Euro brutto aus, ebenso über 2.974 Euro, wenn dieses Entgelt nachweislich in den letzten zwölf Monaten regelmäßig gezahlt wurde. Auch im Betrieb mitarbeitende enge Familienangehörige sind ausgenommen (Zoll). Für die typische Gastro-Mannschaft aus Service, Küche und Aushilfen greift keine dieser Ausnahmen.
Was konkret dokumentiert werden muss
Beide Pflichten verlangen denselben Kern. Die Unterschiede liegen in Frist, Aufbewahrung und Sanktion:
| Anforderung | BAG / § 3 ArbSchG | § 17 MiLoG (Gastgewerbe) |
|---|---|---|
| Was erfassen | Beginn, Ende, Dauer der täglichen Arbeitszeit | Beginn, Ende, Dauer der täglichen Arbeitszeit |
| Für wen | Alle Arbeitnehmer | Alle Arbeitnehmer inkl. Minijobber (Ausnahmen: s. o.) |
| Frist | Zeitnah, keine gesetzliche Frist | Spätestens 7 Kalendertage nach Arbeitsleistung |
| Aufbewahrung | Keine explizite Frist | Mindestens 2 Jahre |
| Form | Formfrei, Papier zulässig | Formfrei, Papier zulässig |
| Sanktion | Bußgeld erst nach behördlicher Anordnung | Bußgeld bis 50.000 € direkt |
Pausen tauchen in der Tabelle indirekt auf: Aus Beginn, Ende und Dauer ergibt sich, ob Pausen herausgerechnet wurden. Wer neun Stunden Anwesenheit und neun Stunden Arbeitszeit notiert, dokumentiert entweder einen Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz oder eine falsche Aufzeichnung. Beides ist bei einer Prüfung ein Problem.
Delegieren darfst du die Aufzeichnung übrigens: Der Arbeitgeber muss nicht selbst stempeln lassen, die Erfassung kann durch die Mitarbeiter selbst erfolgen. Die Verantwortung für Richtigkeit und Kontrolle bleibt aber bei dir (BMAS-FAQ). Auch Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig — sie befreit nur nicht von der Dokumentation.
Papier, Excel oder App — was heute genügt und wo es bricht
Rechtlich genügt heute alles, was Beginn, Ende und Dauer verlässlich festhält. Der handschriftliche Stundenzettel ist zulässig, die Excel-Tabelle auch. Die Frage ist nicht, ob Papier erlaubt ist. Die Frage ist, ob es einer Prüfung standhält und ob du damit steuern kannst.
Wo Papier bricht: Stundenzettel werden nachträglich am Wochenende ausgefüllt, gerundet auf die halbe Stunde, und die 7-Tage-Frist des MiLoG ist schneller gerissen als gedacht. Bei einer Zollprüfung fällt genau das auf: identische Schichtzeiten über Wochen, keine einzige krumme Minute, Handschrift vom selben Stift. Prüfer kennen diese Muster. Erfahrungswert aus 10 eigenen Betrieben (Mama Trattoria, Hamburg — gehört zur Gründerfamilie von Kiosa): Auf Papier geführte Zeiten wichen im Schnitt spürbar von den echten ab, in beide Richtungen. Das kostet entweder Lohngeld oder Compliance.
Wo Excel bricht: Excel löst das Sammelproblem, nicht das Erfassungsproblem. Die Daten entstehen weiterhin aus dem Gedächtnis. Dazu kommt: Bei mehreren Standorten pflegt jeder Betriebsleiter seine eigene Datei, und am Monatsende stimmt keine mit der Lohnabrechnung überein. Die Auswertung von Überstunden, Personalkostenquote und Zuschlägen bleibt Handarbeit.
Wo digitale Erfassung trägt: Minutengenaue Stempelzeiten am Gerät, automatische Fristwahrung, revisionsfähige Historie, Auswertung ohne Abtippen. Der eigentliche Gewinn liegt aber nicht in der Compliance, sondern in der Steuerung: Wer echte Ist-Zeiten hat, sieht zum ersten Mal, was der Dienstplan wirklich kostet — nicht was er kosten sollte.
Was sich 2026 ändern soll
Hier ist Präzision Pflicht, weil viel Halbwissen kursiert. Der Stand im Juli 2026:
Beschlossen ist: nichts Neues. Es gilt weiterhin die oben beschriebene Doppel-Pflicht aus BAG-Beschluss und MiLoG. Ein neues Zeiterfassungsgesetz ist nicht in Kraft.
Angekündigt ist eine Reform des Arbeitszeitgesetzes. Bundesarbeitsministerin Bärbel Bas hat im Mai 2026 im Bundestag zugesagt, im Juni einen Gesetzentwurf vorzulegen (LTO). Der Entwurf soll zwei Dinge verbinden: eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von bis zu 48 Stunden statt der starren täglichen acht Stunden — und im Gegenzug eine ausdrücklich im Gesetz verankerte, grundsätzlich elektronische Pflicht zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit (Einordnung bei Kliemt).
Im Entwurfsstadium diskutiert werden Ausnahmen von der elektronischen Form für Kleinbetriebe unter zehn Beschäftigten sowie mehrjährige Übergangsfristen nach Betriebsgröße. Nichts davon ist beschlossen; Zahlen und Grenzen können sich im parlamentarischen Verfahren noch ändern. Wer heute eine Anschaffung plant, sollte deshalb nicht auf eine Kleinbetriebs-Ausnahme wetten — die MiLoG-Pflicht gilt für dich als Gastronom ohnehin, unabhängig von der Betriebsgröße.
Die praktische Konsequenz: Die Richtung ist eindeutig elektronisch. Ein Betrieb, der 2026 noch in Papier-Stundenzettel investiert, kauft eine Lösung mit Ablaufdatum.
Zollkontrolle: Was die FKS prüft
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls prüft im Gastgewerbe unangekündigt — die Branche gehört wegen § 2a SchwarzArbG zu den Schwerpunktbranchen. Was bei einer Prüfung auf dem Tisch liegen muss (Zoll):
- Arbeitszeitnachweise mit Beginn, Ende und Dauer pro Mitarbeiter und Tag — vollständig für die letzten zwei Jahre
- Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen, damit die FKS Stunden gegen gezahlten Lohn rechnen kann
- Alles in Deutschland und in deutscher Sprache bereitgehalten
Der klassische Prüfablauf: Die Beamten befragen zuerst die anwesenden Mitarbeiter — wann hast du heute angefangen, wie viele Tage arbeitest du pro Woche. Dann vergleichen sie die Antworten mit deinen Aufzeichnungen. Der häufigste Treffer ist nicht der fehlende Stundenzettel, sondern der Minijobber, dessen dokumentierte Stunden nicht zu seinen Aussagen passen. Aus einer Aufzeichnungs-Ordnungswidrigkeit (bis 50.000 Euro) wird dann schnell ein Mindestlohn-Verdacht (bis 500.000 Euro), weil rechnerisch der Stundenlohn unter 13,90 Euro rutscht.
Erfahrungswert aus den eigenen Betrieben: Eine Prüfung ist kein Drama, wenn die Daten auf Knopfdruck da sind. Sie wird zum Drama, wenn drei Leute zwei Tage lang Ordner durchsuchen und die Lücken erst dann auffallen.
So haben wir es bei 10 Standorten gelöst
Bei Mama Trattoria haben wir die Zeiterfassung über Jahre in drei Ausbaustufen betrieben: Papier, dann Excel je Standort, heute digital im Kiosa-Dashboard. Was sich bewährt hat — Erfahrungswerte, keine Theorie:
Kiosk-Terminal mit PIN pro Standort. Ein Tablet am Personaleingang, jeder Mitarbeiter stempelt mit persönlicher PIN ein und aus. Kein privates Handy nötig, keine App-Installation, keine Ausreden. Die PIN-Eingabe ist gegen Durchprobieren gesperrt. Der Effekt auf die Datenqualität ist der größte Einzelhebel: minutengenaue echte Zeiten statt gerundeter Erinnerung.
Minutengenau, nicht viertelstundengenau. Klingt kleinlich, summiert sich aber. Bei über 150 Mitarbeitern machen systematische Rundungen schnell einen fünfstelligen Betrag pro Jahr aus — je nach Rundungsrichtung zu deinen Lasten oder zu Lasten des Teams. Beides willst du nicht.
Zuschläge automatisch statt im Kopf. Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge entstehen direkt aus den Stempelzeiten. Vorher hat jeder Betriebsleiter die Zuschläge manuell in die Lohnliste übertragen, mit entsprechender Fehlerquote. Jetzt rechnet das System die Zuschlagsfenster selbst — und die Personalkostenquote zeigt die echten Kosten inklusive Zuschlägen, nicht die geschönten.
Arbeitszeitnachweis-PDF per Klick. Für Lohnbüro, Mitarbeiter oder Prüfung: ein Klick, ein sauberer Monatsnachweis pro Mitarbeiter mit Beginn, Ende, Pausen, Dauer. Genau das Dokument, das die FKS sehen will — ohne dass jemand dafür einen Ordner öffnet.
Der Nebeneffekt, der am Ende mehr wert ist als die Compliance: Echte Stempelzeiten machen die Schichtplanung ehrlich. Der Plan sagt 480 Stunden, die Stempeluhr sagt 512 — und plötzlich weißt du, welcher Standort systematisch überzieht und warum.
FAQ
Ist Zeiterfassung in der Gastronomie Pflicht, auch für kleine Betriebe?
Ja. Die MiLoG-Aufzeichnungspflicht gilt für das Gaststättengewerbe unabhängig von der Betriebsgröße, auch für den Imbiss mit drei Mitarbeitern. Die im Gesetzentwurf diskutierte Ausnahme für Betriebe unter zehn Beschäftigten betrifft nur die elektronische Form, nicht die Pflicht zur Erfassung selbst — und sie ist Stand Juli 2026 nicht beschlossen.
Reicht Zeiterfassung auf Papier noch aus?
Rechtlich ja: Weder BAG-Beschluss noch § 17 MiLoG schreiben aktuell eine elektronische Form vor. Praktisch ist Papier die riskanteste Variante, weil nachträglich ausgefüllte Zettel die 7-Tage-Frist reißen und bei FKS-Prüfungen an Aussagen der Mitarbeiter scheitern. Die geplante ArbZG-Reform sieht zudem die elektronische Erfassung als Regelfall vor.
Müssen auch Minijobber ihre Arbeitszeit dokumentieren?
Ja, ausdrücklich. § 17 Abs. 1 MiLoG nennt geringfügig Beschäftigte direkt. Gerade bei Minijobbern prüft die FKS genau, weil dokumentierte Stunden mal 13,90 Euro Mindestlohn zur Verdienstgrenze passen müssen. Ausgenommen sind lediglich im Betrieb mitarbeitende enge Familienangehörige.
Dürfen Mitarbeiter ihre Zeiten selbst erfassen?
Ja. Der Arbeitgeber darf die Aufzeichnung an die Mitarbeiter delegieren, bleibt aber für Richtigkeit und Kontrolle verantwortlich. In der Praxis heißt das: Selbsterfassung braucht Stichproben und ein System, das Manipulation unattraktiv macht. Ein Kiosk-Terminal mit persönlicher PIN erfüllt beides nebenbei.
Was kostet ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht?
Fehlende, falsche, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG kosten bis zu 50.000 Euro Geldbuße (§ 21 Abs. 3 MiLoG). Ergibt die Prüfung zusätzlich, dass der Mindestlohn unterschritten wurde, reicht der Rahmen bis 500.000 Euro. Dazu kommt bei erheblichen Bußgeldern der mögliche Ausschluss von öffentlichen Aufträgen.
Deine nächsten Schritte
Bestandsaufnahme diese Woche. Zieh für einen beliebigen Tag des Vormonats die Arbeitszeiten von drei Mitarbeitern. Findest du Beginn, Ende und Dauer in unter fünf Minuten, bist du prüfungsfest. Wenn nicht, weißt du jetzt, woran du arbeitest.
PK-Rechner — Echte Stempelzeiten sind die Basis für echte Personalkosten. Rechne deine Quote inklusive aller Nebenkosten und Zuschläge.
Dienstplanung, die Geld spart — Zeiterfassung liefert die Ist-Zeiten, der Dienstplan die Soll-Zeiten. Wie du aus beidem eine Steuerung baust, steht hier.
30 Minuten, die sich lohnen. Du willst sehen, wie Kiosk-Stempeluhr, automatische Zuschläge und Arbeitszeitnachweis-PDF in einem System aussehen — mit deinen Standorten statt mit Folien? Buch dir ein Erstgespräch, ich zeige es dir an echten Daten.
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