SFN-Zuschläge berechnen: Praxis-Guide mit Rechenbeispielen

Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge (SFN) sind nach §3b EStG bis zu bestimmten Sätzen steuerfrei: 25 % nachts, 50 % sonntags, 125 % an Feiertagen, 150 % an Weihnachten und am 1. Mai — jeweils vom Grundlohn, gedeckelt auf 50 Euro pro Stunde. Sozialversicherungsfrei sind sie nur, wenn der Grundlohn 25 Euro pro Stunde nicht übersteigt.

Praktiker erklärt, Software prüft automatisch. Ich bin Gastronom, kein Steuerberater. Dieser Artikel ordnet die Rechtslage mit verlinkten Primärquellen ein und zeigt, wie wir in unseren eigenen Betrieben rechnen — er ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zu deinem Betrieb gehören Steuerberater oder Fachanwalt für Arbeitsrecht an den Tisch. Stand: Juli 2026.

Inhaltsverzeichnis

• Was sind SFN-Zuschläge — und muss ich sie überhaupt zahlen?
• Die Zuschlagssätze nach §3b EStG im Überblick
• Ist Sonntagsarbeit in der Gastronomie überhaupt erlaubt?
• Wie du SFN-Zuschläge in fünf Schritten berechnest
• Rechenbeispiel 1: Servicekraft in der Sonntagsschicht
• Rechenbeispiel 2: Die 25-Euro-Falle bei höheren Löhnen
• Die häufigsten Fehler bei der SFN-Berechnung
• Was Software übernehmen kann — und was nicht
• FAQ
• Deine nächsten Schritte

Was sind SFN-Zuschläge — und muss ich sie überhaupt zahlen?

SFN steht für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit. §3b Einkommensteuergesetz regelt, dass Zuschläge für diese Arbeit bis zu bestimmten Prozentsätzen steuerfrei bleiben — vorausgesetzt, sie werden tatsächlich zusätzlich zum Grundlohn gezahlt (§3b EStG, Gesetze im Internet).

Der Punkt, den die meisten Ratgeber überspringen: §3b EStG verpflichtet dich nicht, überhaupt einen Zuschlag zu zahlen. Das Gesetz sagt nur, was steuerfrei bleibt, wenn gezahlt wird. Ob du zahlen musst, ergibt sich aus etwas anderem — Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder dem, was im Arbeitsvertrag steht. Für das Gastgewerbe gibt es keinen bundesweit allgemeinverbindlichen Tarifvertrag, der SFN-Zuschläge flächendeckend vorschreibt. In der Praxis zahlen die meisten Betriebe trotzdem, weil es ohne kaum jemand für Sonntags- oder Nachtschichten gewinnt. Rechtlich ist es aber dein Vertrag, nicht das Steuerrecht, der die Pflicht auslöst.

Nachtarbeit ist die einzige Ausnahme mit eigenständiger Anspruchsgrundlage: Soweit kein Tarifvertrag etwas anderes regelt, muss der Arbeitgeber Nachtarbeitnehmern für die Nachtstunden eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag gewähren (§6 Abs. 5 ArbZG) — was "angemessen" konkret heißt, legt aber auch hier nicht das Gesetz fest, sondern die Rechtsprechung im Einzelfall.

Die Zuschlagssätze nach §3b EStG im Überblick

Das ist der Kern des Gesetzes — und der Teil, den du als Tabelle griffbereit haben solltest, weil er sich in jede Lohnabrechnung überträgt:

Alle Sätze beziehen sich auf den Grundlohn — den laufenden Stundenlohn, den ein Mitarbeiter für seine reguläre Arbeitszeit bekommt. Für die Steuerfreiheit wird er auf maximal 50 Euro pro Stunde gedeckelt, egal wie viel jemand tatsächlich verdient (§3b Abs. 2 EStG). In der Gastronomie greift diese Kappung praktisch nie, bei 50 Euro Grundlohn ist der Fall selten. Was fast jeder übersieht, ist die zweite, niedrigere Grenze: Sozialversicherungsfrei sind SFN-Zuschläge nur, soweit sie sich aus einem Grundlohn von höchstens 25 Euro pro Stunde berechnen (§1 Abs. 1 Nr. 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung). Verdient jemand mehr, bleibt der Zuschlag zwar weiterhin lohnsteuerfrei, wird aber ab dieser Grenze sozialversicherungspflichtig. Zwei verschiedene Kappungsgrenzen, zwei verschiedene Ergebnisse. Beispiel 2 rechnet das durch.

Beginnt eine Nachtschicht schon vor Mitternacht, gilt eine Sonderregel: Für die Stunden zwischen 0 und 4 Uhr steigt der Zuschlag auf 40 %, und diese Stunden zählen zusätzlich als Sonntags- oder Feiertagsarbeit, wenn der Folgetag ein Sonn- oder Feiertag ist (§3b Abs. 3 EStG). Genau dieser Fall, Schichtende weit nach Mitternacht, ist in der Gastronomie der Normalfall, nicht die Ausnahme.

Ist Sonntagsarbeit in der Gastronomie überhaupt erlaubt?

Ja, und zwar mit Ansage im Gesetz: §10 Abs. 1 Nr. 4 Arbeitszeitgesetz nimmt "Gaststätten und andere Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung" ausdrücklich vom grundsätzlichen Sonn- und Feiertagsverbot aus (§10 ArbZG). Das ist der Grund, warum die Frage in Ratgebern für andere Branchen oft groß behandelt wird und für uns kaum eine Rolle spielt — Restaurantbetrieb an Sonntagen ist der Normalfall, nicht die Ausnahme.

Zwei Pflichten bleiben trotzdem bestehen: Wer an einem Sonntag arbeitet, braucht innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag; wer an einem auf einen Werktag fallenden Feiertag arbeitet, braucht ihn innerhalb von acht Wochen. Und mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen für jeden Mitarbeiter beschäftigungsfrei bleiben (§11 ArbZG). Beides ist ein Dienstplan-Thema, kein Lohnabrechnungs-Thema — aber es hängt direkt an derselben Datenbasis wie die Zuschlagsberechnung: den tatsächlichen Arbeitszeiten.

Wie du SFN-Zuschläge in fünf Schritten berechnest

Die Berechnung selbst ist kein Hexenwerk, sie hat nur mehrere Stellschrauben, die zusammenspielen müssen. So gehst du vor:

1. Grundlohn ermitteln. Den regulären Stundenlohn nehmen, nicht das Monatsgehalt geteilt durch geschätzte Stunden.
2. Schicht in Zeitfenster zerlegen. Jede Stunde einzeln prüfen: Fällt sie in die Nachtzeit (20–6 Uhr), auf einen Sonntag, auf einen Feiertag — oder in mehrere Kategorien gleichzeitig?
3. Sätze zuordnen. Für jedes Zeitfenster den passenden Prozentsatz aus der Tabelle oben nehmen.
4. Zuschläge kumulieren, wo zulässig. Überschneiden sich zwei Tatbestände, etwa Sonntag und Nacht in derselben Stunde, lassen sich die Sätze addieren, wenn Arbeits- oder Tarifvertrag das vorsieht. Das Gesetz schließt die Kombination nicht aus, es schreibt sie aber auch nicht vor.
5. Kappungsgrenzen prüfen. Grundlohn für die Steuerfreiheit auf maximal 50 Euro deckeln, für die Sozialversicherungsfreiheit auf maximal 25 Euro. Zwei getrennte Rechnungen, nicht eine.

Die Fehleranfälligkeit steckt fast immer in Schritt 2 und Schritt 5 — nicht in den Prozentsätzen selbst, die kennt inzwischen jeder Betriebsleiter auswendig. Die beiden Beispiele unten zeigen, warum.

Rechenbeispiel 1: Servicekraft in der Sonntagsschicht

Eine Servicekraft mit Grundlohn 15 Euro pro Stunde arbeitet sonntags von 18:00 bis 24:00 Uhr — sechs Stunden, reguläre Abendschicht.

Die Schicht zerfällt in zwei Zeitfenster:

• 18:00–20:00 Uhr (2 Std.): reine Sonntagsarbeit, noch keine Nacht. Zuschlag 50 %.
• 20:00–24:00 Uhr (4 Std.): Sonntag und Nacht überschneiden sich. Zuschlag 50 % + 25 % = 75 %, kumuliert.

Gerechnet:

Grundlohn für die Schicht: 6 × 15,00 € = 90,00 €. Zuschlag: 60,00 €. Bruttolohn für die Schicht: 150,00 €. Da der Grundlohn mit 15 Euro unter der 25-Euro-SV-Grenze liegt, bleibt der komplette Zuschlag von 60,00 € sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungsfrei.

Der Fehler, den wir am häufigsten sehen, wenn Betriebe das noch von Hand rechnen: Die ganze Schicht bekommt pauschal 50 % Sonntagszuschlag, weil niemand die vier Nachtstunden separat betrachtet. Das ist nicht falsch im Sinne von "zu viel gezahlt" — es ist zu wenig, weil dem Mitarbeiter ein Anspruch entgeht, den der Betrieb steuerfrei hätte zahlen können.

Rechenbeispiel 2: Die 25-Euro-Falle bei höheren Löhnen

Eine Schichtleitung mit Verantwortungszulage, Grundlohn 28 Euro pro Stunde, arbeitet am 24. Dezember von 14:00 bis 20:00 Uhr — sechs Stunden zum 150-%-Satz.

Steuerlich: Der Grundlohn von 28 Euro liegt unter der 50-Euro-Kappungsgrenze, zählt also voll. Zuschlag: 6 × 28,00 € × 150 % = 252,00 €. Vollständig lohnsteuerfrei.

Sozialversicherungsrechtlich: Hier gilt die niedrigere 25-Euro-Grenze. Nur der Anteil, der sich aus einem Grundlohn bis 25 Euro errechnet, bleibt beitragsfrei: 6 × 25,00 € × 150 % = 225,00 €. Die restlichen 27,00 Euro des Zuschlags, der Anteil auf die 3 Euro Grundlohn oberhalb der 25-Euro-Grenze, sind trotz Steuerfreiheit sozialversicherungspflichtig.

Genau diese Lücke zwischen den beiden Grenzen ist die häufigste Ursache für Differenzen zwischen Lohnzettel und Lohnnebenkosten, die Betriebe erst bei der Betriebsprüfung bemerken. Sobald ein Grundlohn über 25 Euro liegt, bei Schichtleitungen, erfahrenen Köchen oder Souschefs keine Seltenheit, ist "steuerfrei" nicht mehr gleichbedeutend mit "beitragsfrei". Zusätzlich gilt: Für die gesetzliche Unfallversicherung entfällt die Vergünstigung komplett. Dort zählen SFN-Zuschläge immer zum Arbeitsentgelt, unabhängig von ihrer Höhe (§1 Abs. 2 SvEV).

Die häufigsten Fehler bei der SFN-Berechnung

Vier Muster tauchen in der Praxis immer wieder auf:

Zeitfenster werden gerundet statt gesplittet. Eine Schicht von 19:30 bis 1:15 Uhr wird pauschal als "Nachtschicht" behandelt statt minutengenau in die drei relevanten Fenster zerlegt. Das kostet entweder den Mitarbeiter Geld oder den Betrieb bei einer Prüfung die Nachvollziehbarkeit.

Die 25-Euro-SV-Grenze wird mit der 50-Euro-Steuergrenze verwechselt. Wie in Beispiel 2 gezeigt, sind das zwei getrennte Rechnungen. Wer nur eine davon macht, meldet entweder zu viel oder zu wenig Sozialversicherungsbeitrag.

Kumulierung wird nicht im Arbeitsvertrag abgesichert. Sonntags- und Nachtzuschlag lassen sich addieren, aber nur, wenn Vertrag oder Tarifvertrag das hergibt. Ohne eine solche Grundlage ist unklar, welcher Satz gilt, wenn sich zwei Tatbestände überschneiden.

Stempelzeiten und Zuschlagsberechnung laufen getrennt. Wenn die Arbeitszeiterfassung auf Papier oder in Excel passiert und die Zuschläge danach von Hand in die Lohnliste übertragen werden, entstehen genau an den Schichtwechseln die meisten Fehler — dort, wo ein Zeitfenster endet und das nächste beginnt. In unseren eigenen Betrieben war das über Jahre der häufigste Fehlerpunkt, nicht die Prozentsätze selbst.

Was Software übernehmen kann — und was nicht

Die Prozentsätze und Zeitfenster stehen im Gesetz, nicht im Ermessen einer Software. Was ein System übernehmen kann, ist die minutengenaue Umsetzung: Aus den Stempelzeiten am Kiosk-Terminal berechnet Kiosa die Zuschlagsfenster automatisch — inklusive der Sonderregel für Schichten, die vor Mitternacht beginnen, und inklusive der beiden getrennten Kappungsgrenzen für Steuer und Sozialversicherung. Das ersetzt die Excel-Spalte, in der bislang jemand für jede Schicht manuell nachgerechnet hat, welches Fenster wie lang war.

Was Software nicht übernimmt: die Entscheidung, ob dein Betrieb überhaupt Zuschläge zahlt und in welcher Höhe. Das bleibt Vertragssache — Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder individuelle Vereinbarung. Die Konfiguration der Sätze ist bei uns deshalb bewusst einstellbar statt fest verdrahtet, weil kein Betrieb wie der andere zahlt.

Von der Analyse zur Umsetzung

Dieser Leitfaden konzentriert sich auf rechtssichere Berechnung und Dokumentation von SFN-Zuschlägen. Wenn du diesen Schritt operativ abbilden willst, führt der passende Leserweg zu Ist-Zeiten mit dem Kiosa Kiosk erfassen.

Einordnung im Themencluster „Personal- und Schichtplanung“

• Personalplanung Gastronomie: So planst du Schichten nach Umsatz statt Bauchgefühl
• Dienstplanung Restaurant: Schichten nach Umsatz planen
• Personaleinsatzplanung nach Umsatz: Dienstplan mit Prognose

FAQ

Sind SFN-Zuschläge in der Gastronomie gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, mit einer Ausnahme. §3b EStG regelt nur die Steuerfreiheit, keine Zahlungspflicht. Eine eigenständige Anspruchsgrundlage gibt es lediglich für einen "angemessenen Ausgleich" bei Nachtarbeit nach §6 Abs. 5 ArbZG. Ob und in welcher Höhe Sonntags- oder Feiertagszuschläge gezahlt werden, regelt der Arbeits- oder Tarifvertrag.

Bis zu welchem Grundlohn sind SFN-Zuschläge komplett steuer- und beitragsfrei?

Bis 25 Euro Grundlohn pro Stunde bleiben die Zuschläge sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungsfrei. Zwischen 25 und 50 Euro Grundlohn ist der Zuschlag weiterhin steuerfrei, aber der über 25 Euro hinausgehende Anteil wird sozialversicherungspflichtig. Über 50 Euro Grundlohn wird für die Steuerberechnung ohnehin nur mit 50 Euro gerechnet.

Können Sonntags- und Nachtzuschlag gleichzeitig gezahlt werden?

Ja, wenn Arbeitszeit gleichzeitig in ein Sonntags- und ein Nachtfenster fällt, etwa sonntags ab 20 Uhr, lassen sich beide Sätze addieren. Voraussetzung ist, dass Arbeits- oder Tarifvertrag die Kumulierung vorsieht. Gesetzlich ausgeschlossen ist sie nicht.

Zählen SFN-Zuschläge zur 603-Euro-Minijob-Grenze?

Steuerfreie SFN-Zuschläge nach §3b EStG zählen nicht zum regulären Arbeitsentgelt und bleiben bei der Prüfung der Minijob-Verdienstgrenze (2026: 603 Euro monatlich) grundsätzlich außen vor, solange sie innerhalb der gesetzlichen Sätze und Zeitfenster liegen. Für die konkrete Einordnung im Einzelfall empfiehlt sich Rücksprache mit der Minijob-Zentrale oder dem Steuerberater.

Was passiert, wenn eine Nachtschicht vor Mitternacht beginnt?

Dann gilt die Sonderregel aus §3b Abs. 3 EStG: Für die Stunden zwischen 0 und 4 Uhr steigt der Nachtzuschlag von 25 auf 40 %. Fällt der Folgetag auf einen Sonntag oder Feiertag, zählen diese vier Stunden zusätzlich als Sonntags- oder Feiertagsarbeit — mit dem entsprechenden Zuschlag obendrauf.

Deine nächsten Schritte

Stichprobe machen. Nimm eine beliebige Sonntags- oder Nachtschicht aus dem letzten Monat und rechne sie nach dem Fünf-Schritte-Schema oben durch. Kommst du auf dieselbe Zahl wie auf dem Lohnzettel, ist dein Prozess sauber. Wenn nicht, weißt du jetzt, wo die Lücke sitzt.

Zeiterfassung, die zuschlagsfest ist — SFN-Zuschläge sind nur so genau wie die Stempelzeiten, aus denen sie entstehen. Was für die Zeiterfassung selbst rechtlich gilt, steht hier.

Was Zuschläge für deine Personalkostenquote bedeuten — Zuschläge verschieben die Quote, besonders an Standorten mit vielen Wochenend- und Nachtschichten. So rechnest du damit.

30 Minuten, die sich lohnen. Du willst sehen, wie Stempelzeiten automatisch zu korrekt berechneten SFN-Zuschlägen werden — mit deinen Standorten statt mit Folien? Buch dir ein Erstgespräch, ich zeige es dir an echten Daten.

Verwandte Begriffe

• Personalkostenquote (PK-Quote) — Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz
• Labor Cost Ratio — Formel und Benchmarks für die Personalkostenquote
• PK-Rechner — Personalkostenquote inklusive Zuschlägen berechnen